Pirika logo
JAVA,HTML5と化学のサイト

Pirika トップ・ページ

Pirikaで化学
 物性化学
 高分子化学
 化学工学
 分子軌道
 情報化学

 その他の化学
 アカデミア
 MOOC講義資料
 プログラミング

ハンセン溶解度パラメータ(HSP):
 HSP基礎
 HSP応用
 ポリマー
 バイオ・化粧品
 環境
 物性推算
 分析
 化粧品の処方設計
 その他
 自分でやってみよう

雑記帳

Ad Space for you

 

Ad Space for you

 

 

 

Last Update

19-Oct-2014

メールの書き方講座

Pirikaオーナー、山本博志 2012.8.22

pirikaでは各ページに次のようなフォームが用意してあって、そこに必要事項を書き込み、メールを作成ボタンを押すと、メールクライアント・ソフト(WindowsではOutLook?)に内容がコピーされたメールが作成される。送信はメールクライアント・ソフトから行う。CGIとかを使って直接送信する方法もあるが、それは余計な情報を収集できる事にもつながるのでpirikaでは採用していない。

アメリカ人のメール:
Hi, Give me your program. Thanks!
そんなメールに返事を書くわけ無いが、どんな国の相手とでもコミュニケーション取ろうとする態度は立派だ。

返事を貰えるようなメールの書き方、逆に言えばこちらが返事を書きたくなるようなメールにするにはどうしたらいいだろう? 実際に自分が返事を書いた場合の特徴をまとめてみよう。

  以下の内容がご利用のメールソフトにコピーされます。
お名前
メールアドレス
所属
表題
メール本文

送信はご利用のメールソフトからお願いします。

メール・アドレス

メール・アドレスは非常に重要だ。G-Mailなどの所属が不明なメールにはよっぽどのことがない限り返事は書かない(というかゴミ箱に仕分けられる)。大学のメールアドレスがあるなら必ずそれを使おう。自分はXXX大学でXXXを学んでいるがXXXを知りたい。といってもG-Mailならどんな大学の学生にもなれてしまう。会社員の場合もYYYY@XXX.co.jpなど自分が所属する会社のメールアドレスを使うほうが信用性は高い。会社員が会社を離れて個人としてメールを送りたい場合はどうだろう? 個人としてはG-Mailなどしか持っていない場合だ。その時は表題をうまく使う。

表題(Subject)

pirikaは全世界を相手にしているので、スパムメールも非常に多い。そこで表題が[pirikaで始まっていない場合はメールは自動的にゴミ箱に仕分けされる。G-mailであっても表題が[pirikaで始まっていればゴミ箱には行かない。スパムメールはロボットが収集するメールアドレスを利用するので、人間が読んで理解しないと届かないようにするのが有効で、この2つでスパムメールはほとんど完全にブロックできる。

所属

メール・アドレスがちゃんとしていれば所属は書かなくても明らかだろうが、付随する情報をきちんと書いたほうが印象は良い。明かしたくない場合には、”某民間企業の研究所に勤務”、”某私立大学の非常勤講師”などと書き、本文で所属を離れ個人的にメールを書いている旨伝える。そう書いてある場合には受け手側もそう理解して余計な詮索はしないものだ。

名前

名前には、あるならDr. やPhD.などの称号をつけよう。日本人は奥ゆかしく自分を博士とは書きにくいものだが(特に自分は博志博士になってしまうので)、受け手には必須のものだ。日本人であれば、名前を見れば男か女か大体わかるが、外国から来るメールは特に困る。MrなのかMsなのかわからないと返事の書き出しから困ってしまう。明らかでない場合には、自分はとりあえずDr.と書いている。

本文

書き出し

Dear Dr Yamamoto, Dear Dr. Hiroshiなどで始まるものがほとんどだ。称号は間違えないようにしよう。prof. (教授)はDr.よりも上の称号なのでprof. にDr.とは書かないように。またDr.にMr./Ms.もだめだ。日本人相手の場合、山本様、山本先生でいいだろう。先生というのはなんと便利な単語だろう。

Dear Sir, Dear Sir/Madam, Dear administratorなどの書き出しもよく見かける。

自分が何者かを書く

はじめまして。先生の講義を受けているXXX大学のXXXXと申します。
以前メール(201X.XX.XX)をさし上げたXXXXです。
はじめまして。先生のHP, www.pirika.com/JP/XXXX/YYY.htmlを読ませて頂いてメールさせて頂いております。XXX(某)民間企業に勤務しており大変参考になりましたが、いくつか質問させて頂きたくメールさせて頂いた次第です。
初めまして、XXX大学でYYYを研究しているZZZZと申します。

どのページを見てメールしようと思ったかは自分では明らかだろうけど、メールを受け取った側はどのページを指しているのか全くわからないことが多々ある。自分が何者で、どのページに反応してメールを書いているのかを明らかにしよう。いくら社会的に偉く、自分のことは知っていて当たり前と思ってもそんなものは通用しない。かえって名前を詐称しているだけと思われてしまう。

メール書いた目的を書く

非常に興味深く読ませていただきました。これからも頑張ってください。
XXXX.htmlにあるYYYYの部分がリンク切れになっています。
引用がまちがっています。
ご存知かもしれませんが、こんなHPもあります。ご参考になれば。
そんな一言だけを送るのもいいだろう。そういうメールをくださった方のことは覚えているものだ。その後、別件でメールが来た場合の対応は変わってくる。

大学関係であれば
前回の講義のパワーポイントの資料を頂きたくメールさせていただきました。
自分でも実際に計算して、やり方に慣れ、応用につなげていきたいのですが、Excelのファイルをいただけないでしょうか?
物理的に遠方の大学のため(単位互換に該当していないため)先生の講義を受ける事ができません。インターネットを介した資料の閲覧、ソフトの利用は可能でしょうか?
卒業後もソフトウエアーを使わせていただきたいのですが可能でしょうか?
大学でのIT教育を推進しようとしておりますが、ソフトウエアーが追いつかず難儀しています。授業内容の相互利用の可否について相談させていただきたくメールさせていただきました。
勉強会でお話を頂きたいのですが可能でしょうか?
インターラクティブな電子教科書を作り、教育の質を上げたいのだが....。

慇懃無礼になる必要はないが友人に送るようなデコメは避けたほうがいい。敬語の使い方などを気にしすぎることはない。しかし、自分は教授だぞ!会社の重役だぞ!と役に立たないものを振りかざしても良いことは何もない。

お願い

海外からくるメールで多いのが、
XXXのハンセン溶解度パラメータの値が知りたいのだが、予算が無く、HSPiPを購入できない。
XXXの物性値を推算したいのだがWeb版では計算出来ない。
なんとかしてもらえないか、などがある。当然上に書いたような事を満たした礼儀正しいメールであれば、代わりに何ができるか考えようと返事を書いている。Pirikaにあるロシア語や中国語のページは、そうした学生にPirikaのページを母国語に翻訳したページを送ることを条件にデータを提供した結果だ。日本語のページはいらないが、代わりに自分が何をできるか考えよう。ハンドブックからデータを集めExcelにまとめる。関連文献を集め、まとめとともに提供するだとか。弱い所を補う情報を提供するとか。Give&Take, Win&Win 両方が得をする提案が無いと返事をする価値が見いだせなくなる。

企業の方

企業の方から奇妙なメールを頂くことも多い。”企業秘密なので詳しいことは話せませんが”と抽象的な質問をしてくる。具体的な目的もお願いもなく、ほとんど禅問答みたいになって、両者何も得られないことがある。

うまく回っている例を紹介しておこう。
Pirikaにメールを書いてくる以上、何か使えそうだけどどう使ったらいいかわからないからメールを書いてくるのだろう。でも直接それが何であるかは明かせない。そのような時に上手な会社は、ある論文や特許などを提示してくる。その論文や特許は公開されているものだから秘密は無い。その解析の仕方を質問してくる。その解析の仕方を学べば、自分がやりたい秘密のものへの応用が可能になると思われる題材を選んでくる。こちらはその結果をPirikaへ載せて解析例として紹介できる。ハンセンの溶解度パラメータ関連のページにはそうしたページがいくつもある。後になってそうした会社から特許が出たりして、”ああー、それがやりたかったのね”ということがわかっても、こちらには関係ないし、うまく行ってよかったですね。で終わる。海外の大学関係ではお陰様で良い論文が書けましたって送ってくれる先生もいる。(グラフェンの溶媒抽出をやっているColeman博士など)そういうのはそれで嬉しいですね。そこでPirikaで紹介していく。企業にはそれは求めないけど、次から次とソフトを買い増してくれるところはうまく行っているんだなと嬉しくなる。そうした企業はここで書いたメールの基本ができていて、聞き方もうまい。

まとめ

色々書いたが、大事なことは誠意が込められているかだ。最後に送信ボタンを押す前に自問しよう。